CADEAUPLATFORM VOOR INKOOP:
GRIP OP ZAKELIJKE ATTENTIES

Bloemen, verjaardagen, jubilea, onboarding, beterschapswensen en andere zakelijke cadeaus lijken op zichzelf kleine en eenvoudige bestellingen. In de praktijk ontstaat er rondom iedere attentie vaak een hele reeks handelingen.

Zeker binnen grotere organisaties kan dat leiden tot veel losse leveranciers, declaraties, facturen, bestelroutes en administratieve handelingen.

BIGsmile PRO brengt al deze zakelijke geefmomenten samen in één centrale en gecontroleerde bestelomgeving. Je bepaalt vooraf wie mag bestellen, binnen welke budgetten, uit welk assortiment en op welke kostenplaats. Medewerkers kunnen vervolgens snel en zelfstandig bestellen, terwijl Inkoop en Finance grip houden op uitgaven, bevoegdheden en administratie.
​
Zo blijft het geven persoonlijk, maar wordt het proces erachter een stuk eenvoudiger en beter beheersbaar.

​KLEINE ATTENTIE. GROOT PROCES.

Bij BIGsmile PRO worden budgetten, bestelrechten en eventuele fiattering vooraf ingericht. Medewerkers kunnen vervolgens binnen die kaders bestellen. Kosten hoeven niet privé te worden voorgeschoten en veel declaraties verdwijnen daardoor helemaal.

ZONDER CENTRAAL PLATFORM

ZOEKEN → BESTELLEN → VOORSCHIETEN → DECLAREREN → CONTROLEREN → VERWERKEN

↓

MET BIGSMILE PRO

BESTELLEN → 12 FACTUREN PER JAAR OF KOPPELING → INZICHT

Bestelrechten, budgetten, kostenplaatsen en eventuele fiattering zijn vooraf ingericht. Medewerkers bestellen binnen de afgesproken kaders. Geen privé voorschotten, veel minder declaraties en aanzienlijk minder administratieve handelingen.

​ÉÉN BESTELOMGEVING. DUIDELIJKE KADERS.

BESTELRECHTEN

Bepaal wie wat mag bestellen.

BUDGETTEN

Leg budgetten vooraf vast.

KOSTENPLAATSEN

Koppel financiële gegevens direct aan de bestelling.

ASSORTIMENT

Bepaal welke producten beschikbaar zijn.

FIATTERING

Stel goedkeuring in waar dat nodig is.

INZICHT

Zie wie, wat, wanneer en voor welk bedrag bestelt.

VEELGESTELDE VRAGEN OVER ZAKELIJKE ATTENTIES EN INKOOP

Kunnen we zelf bepalen wie mag bestellen?

Ja. Binnen BIGsmile PRO kunnen bestelrechten vooraf worden ingericht. Zo bepaal je welke medewerkers mogen bestellen en binnen welke afspraken, budgetten en assortimenten zij dat kunnen doen.

Kunnen kostenplaatsen en grootboeknummers worden vastgelegd?

Ja. Financiële gegevens zoals kostenplaats, grootboeknummer, afdeling, locatie, project of budgethouder kunnen direct aan een bestelling worden gekoppeld. Daardoor hoeft Finance deze gegevens niet achteraf bij elkaar te zoeken of handmatig te corrigeren.

Moeten medewerkers kosten voorschieten?

Nee. Bestellingen kunnen centraal op rekening worden geplaatst. Hierdoor hoeven medewerkers kosten niet privé voor te schieten en worden losse bonnetjes en declaraties sterk verminderd.

Kunnen we werken met fiattering en budgetten?

Ja. Budgetten en bevoegdheden kunnen vooraf worden ingesteld. Waar nodig kan ook een goedkeuringsproces worden ingericht, zodat bestellingen eerst door de juiste persoon worden gefiatteerd.

Kunnen verschillende afdelingen zelfstandig bestellen?

Ja. Het uitgangspunt is centraal sturen en decentraal bestellen. Inkoop bepaalt de kaders, terwijl geautoriseerde medewerkers en afdelingen zelfstandig kunnen bestellen binnen de afgesproken budgetten, rechten en assortimenten.

Hoe wordt de facturatie geregeld?

Bestellingen kunnen worden samengebracht in een overzichtelijke maandfactuur. De factuur kan worden uitgesplitst volgens de administratieve wensen van de organisatie, bijvoorbeeld per afdeling, locatie, kostenplaats, project of budgethouder.