Kosten per factuur

Elke factuur kost geld om te verwerken. Uit onderzoek blijkt dat dit gemiddeld tussen de €6 en €12 of meer per factuur ligt. Organisaties die hun processen optimaal hebben ingericht, krijgen dit terug naar ongeveer €2 tot €3 per factuur.

Het is belangrijk om te beseffen dat dit alleen de directe verwerkingskosten zijn. Interne afstemming, controles en correcties zijn hierin nog niet meegenomen.

Bronnen:

• APQC Benchmarking – Total Cost to Perform the Accounts Payable Process
• Ardent Partners – AP Metrics that Matter (jaarlijkse benchmarkrapporten over factuurverwerking)

Declaraties maken het proces onnodig duurder

In veel organisaties worden cadeaus nog steeds gedeclareerd: medewerkers schieten kosten voor, dienen bonnetjes in, managers moeten deze goedkeuren en vervolgens verwerkt finance alles en corrigeert waar nodig. Dit zorgt voor extra handelingen, meer kans op fouten en hogere kosten.
Gemiddeld duurt  de verwerking van één declaratie van aankoop tot boeking 24 minuten.

Onderzoek laat zien dat organisaties hun declaratiekosten tot wel 75% kunnen verlagen door dit proces te automatiseren. Tegelijkertijd werkt nog altijd 28% van de organisaties met bonnetjes en voorschieten, wat aangeeft dat dit probleem nog breed speelt.

Bronnen:

• Aberdeen Group (via Financieel Management)

• ICS onderzoek (via AccountantWeek)

Nog een grote verborgen kostenpost...tijd

Een grote kostenpost die vaak over het hoofd wordt gezien: de tijd van je eigen mensen.
Een cadeau regelen lijkt iets kleins, maar kost in de praktijk al snel zo’n 15 minuten per keer. Denk aan het uitzoeken van een passend cadeau, het plaatsen van de bestelling en het afstemmen of ophalen.
Opgeteld is dat ongeveer:

• 5 minuten uitzoeken
• 5 minuten bestellen
• 5 minuten afstemmen of ophalen

Samen goed voor circa 15 minuten per bestelling. Tijd die verspreid zit over de organisatie, maar uiteindelijk wel degelijk kosten met zich meebrengt.

De oplossing: BigSmile Pro 

• geen losse bestellingen meer
• geen declaraties
• geen versnippering
• minder handmatige stappen
  
  

Resultaat:

• honderden uren werk verdwijnen
• processen worden voorspelbaar
• teams houden tijd over voor belangrijk werk

Hoe werkt het?

1. Jullie krijgen een eigen cadeaushop
2. Jullie bepalen budgetten en regels
3. Medewerkers bestellen binnen kaders
4. Alles wordt centraal verwerkt
   ​
   

Geen losse acties meer. Geen uitzonderingen.

Kies jouw rol en ontdek de voordelen

Inkoop

HR / Office

Finance

Besteller

Voordelen voor Inkoop

• Eén leverancier voor alle zakelijke cadeaus
• Minder losse facturen en leveranciersbeheer
• Grip op budgetten, assortiment en afspraken
• Volledig inzicht in uitgaven en bestelgedrag
• Minder administratief werk voor Inkoop

Bekijk hoe Inkoop grip krijgt op cadeaus →

Voordelen voor HR & Office

• Altijd een passend cadeau voor elk moment
• Geautomatiseerde attenties per geefmoment
• Minder tijd kwijt aan het regelen van attenties
• Geen losse bestellingen of declaraties meer
• Wel persoonlijke aandacht, geen operationeel gedoe

Bekijk hoe HR de cadeaushop inzet →

Voordelen voor Finance

• Van honderden transacties naar 12 facturen per jaar
• Facturatie per kostenplaats of grootboek
• Geen losse bonnetjes en declaraties meer
• Minder correcties, zoekwerk en afstemming
• Grip op budgetten, kosten en WKR

Bekijk wat jullie cadeauproces echt kost →

Voordelen voor Bestellers

• Bestel cadeaus snel vanuit één omgeving
• Geen voorschieten, bonnetjes of declaraties
• Duidelijke budgetten en vooraf gekozen assortiment
• Minder zoeken, minder afstemmen, sneller geregeld
• Alles loopt via de centrale factuurstroom